MVO

Maatschappelijk jaarverslag

Kirsten Kossen is adviseur Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen bij een adviesbureau voor duurzame ontwikkeling. Ze is expert op het gebied van het maatschappelijk jaarverslag.

Profiel

1. Waarom zou ik een maatschappelijk jaarverslag gaan publiceren?

Als uw organisatie maatschappelijk verantwoord ondernemen serieus neemt, dan hoort daarbij een maatschappelijk jaarverslag waarin u verantwoording aflegt. Met een maatschappelijk of duurzaamheidsverslag kunt u sterk voor de dag komen. U laat niet alleen zien wat u gepresteerd heeft, maar ook hoe u dat heeft gedaan: welke keuzes u maakt, hoe u ervoor zorgt dat u het milieu zo min mogelijk belast en dat u zorgvuldig omgaat met mensen binnen en buiten uw bedrijf. Het is ook een mogelijkheid om dingen die niet goed gingen zelf uit te leggen en te nuanceren, dilemma’s waar u mee geconfronteerd wordt te laten zien of de overwegingen die tot bepaalde strategische keuzes hebben geleid toe te lichten. Op die manier kan uw organisatie meer vertellen over alle inspanningen en mogelijke critici de wind uit de zeilen te nemen.

Met een duurzaamheidsverslag legt u dus verantwoording af over uw activiteiten en licht u de beweegredenen toe. Een duurzaamheidsverslag is ook een nuttig instrument om de koers te bepalen voor de volgende periode; het nodigt uit om doelen te stellen en nieuwe initiatieven te beginnen.

 

2. Hoe bepaal ik de inhoud van mijn verslag?

Twee belangrijke principes voor het bepalen van de inhoud van het verslag zijn materialiteit en stakeholderbetrokkenheid.
 

Materialiteit gaat over het maken van duidelijke en onderbouwde keuzes voor de thema’s waarover de organisatie wil rapporteren. Daarbij gelden drie criteria:

• Het bedrijfsbelang: het duurzaamheidsverslag is een vertaling van de missie en kernwaarden van een organisatie.
• Het belang van stakeholders: het verslag houdt rekening met de aandachtspunten van belanghebbenden en betrekt hen bij de invulling van het verslag.
• De invloed die het bedrijf op de duurzaamheidsthema’s heeft: hoe minder invloed, hoe minder aandacht het onderwerp krijgt.

Stakeholderbetrokkenheid betekent dat de rapporterende organisatie zo goed mogelijk moet ingaan op de informatievraag van haar belanghebbenden. Dat zijn bijvoorbeeld klanten en leveranciers, medewerkers, omwonenden, de overheid, vakbonden, maatschappelijke organisaties, etc.

3. Welke richtlijnen zijn er op het gebied van verslaglegging?

Wereldwijd de meest erkende en gebruikte richtlijnen voor maatschappelijke verslaglegging zijn de G3 richtlijnen van het Global Reporting Initiative. Er zijn verschillende rapportageniveaus. Van een instapniveau voor bedrijven die net beginnen tot het niveau waarbij volledig wordt gerapporteerd door bedrijven die doorgaans meer ervaren zijn.

Op 23 maart (2011) publiceerde het Global Reporting Initiative een update van de G3 richtlijnen voor maatschappelijke verslaglegging: versie G3.1. Ondertussen werkt GRI ook hard aan de volledige actualisatie die zal leiden tot versie G4 van de richtlijnen. Versie 3.1 is een update en een aanvulling van de bestaande G3 richtlijnen. De nieuwe G3.1 richtlijnen besteden vooral meer aandacht aan het rapporteren over mensenrechten, impact op de locale gemeenschap en verschillen tussen mannen en vrouwen.

In Nederland wordt in opdracht van het ministerie van Economische Zaken jaarlijks een onderzoek uitgevoerd naar de transparantie van bedrijven in hun verslaglegging: de Transparantiebenchmark. De beoordeling vindt plaats op basis van zo’n vijftig criteria. Ook deze criteria zijn een handig hulpmiddel voor het schrijven van een goed maatschappelijk verslag.

4. Wat wordt er bedoeld met een geïntegreerd jaarverslag?

Jarenlang kozen bedrijven er voor om twee aparte verslagen te publiceren: een financieel jaarverslag en een separaat maatschappelijk jaarverslag. Dit komt met name doordat de processen rond dataverzameling anders gaan of omdat er bijvoorbeeld gekozen wordt voor verificatie van het MVO verslag. In de toekomst zullen waarschijnlijk steeds meer bedrijven overgaan op het integreren van hun maatschappelijk verslag en hun financiële jaarverslag. Op deze manier wordt de kernboodschap ‘duurzaamheid als integraal onderdeel’ van de bedrijfsvoering versterkt. Koplopers op dit gebied zijn bedrijven zoals TNT en de Rabobank.

Het ‘International Integrated Reporting Committee’ (IIRC), een initiatief van onder meer het Global Reporting Initiative, werkt momenteel aan een wereldwijd format om integratie van maatschappelijke en financiële verslagen te faciliteren.

5. Moet ik per se een gedrukt boekje maken van het jaarverslag?

Nee, dat hoeft niet. Als een bedrijf zijn medewerkers wil betrekken bij het duurzaamheidsbeleid en wil informeren over duurzaamheidsactiviteiten dan is een intern magazine met veel inspirerende voorbeelden een goed medium. Om externe stakeholders, zoals aandeelhouders, klanten, leveranciers en maatschappelijke organisaties op de hoogte te stellen van de duurzaamheidsprestaties is een meer formeel duurzaamheidsverslag een goede keuze. Een dergelijk verslag volgt vaak de richtlijnen van het Global Reporting Initiative (GRI) geschikt. Ook houden deze rapportages houden veelal rekening met de criteria van de Transparantiebenchmark van het ministerie van Economische Zaken.

Steeds vaker zien we ook dat bedrijven hun maatschappelijk jaarverslag dgitaal presenteren op internet. Dat biedt de mogelijkheid de informatie interactief aan te bieden en de lezer een rapportage ‘op maat’ te leveren.

6. Hoeveel informatie moet er in het jaarverslag staan?

Duurzaamheidsverslagen kunnen beknopt of heel uitgebreid zijn. Soms wordt gekozen voor een vorm waarbij een deel van de informatie in drukwerk wordt gepubliceerd en een ander deel op internet. Dit kan een manier zijn om de toegankelijkheid van het verslag te vergroten. De meer statische informatie, bijvoorbeeld over de managementsystemen en het lange termijn beleid, worden dan alleen op internet gepubliceerd. Dit kan ook een oplossing zijn voor specialistische informatie waarin slechts een beperkte groep mensen geïnteresseerd is.

7. Welke kwalititeitseisen worden gesteld aan een maatschappelijk jaarverslag?

Uiteraard hangt het antwoord op deze vraag ook af van uw doelgroep. In ieder geval zijn de onderstaande kenmerken belangrijk voor de kwaliteit van uw verslag.
 

• Evenwichtigheid: er is een goede verhouding tussen ‘goed nieuws’ en ‘slecht nieuws’. Een maatschappelijk jaarverslag is geen verkoopbrochure, maar laat zien hoe u als organisatie met bepaalde dilemma’s omgaat.
• Vergelijkbaarheid: prestaties op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen moeten vergelijkbaar zijn door de jaren heen. Het eerste verslag fungeert als een nulmeting en de volgende verslagen laten de voortgang zien.
• Compleetheid: het verslag besteedt aandacht aan alle materiële onderwerpen.
• Betrouwbaarheid: de informatie die u opneemt in het verslag moet u kunnen onderbouwen.
• Begrijpelijkheid: het taalgebruik is afgestemd op de doelgroepen van het verslag. Vakjargon dient u zoveel mogelijk te vermijden.
• Tijdigheid: in het verslag maakt u duidelijk over welke periode u rapporteert. Hierdoor kan de lezer verschillende periodes met elkaar vergelijken. Rapporteer vooral actuele informatie.

8. Wij gaan voor het eerst een maatschappelijk jaarverslag publiceren, waar beginnen we mee?

Zonder uitputtend te zijn, geven onderstaande vijf stappen aan hoe u een goed begin maakt met uw maatschappelijke verslagleggingstraject.

 

1. Bepaal het doel en de doelgroepen van het verslag. Vaak zijn medewerkers een belangrijke doelgroep, maar ook financiers, klanten, zakelijke relaties, NGO’s of aandeelhouders kunnen tot de doelgroepen behoren.
2. Bepaal de onderwerpen waarover uw organisatie wil rapporteren. Wat zijn de materiële onderwerpen van uw organisatie? Waarom zijn die onderwerpen belangrijk?
3. Bepaal de kritische prestatie indicatoren (targets) voor uw materiële onderwerpen en hoe u de prestaties op de onderwerpen gaat meten. Dit is belangrijk voor een consistent beeld door de jaren heen. Denk eraan dat de context belangrijk is voor het begrijpen van de informatie. Bijvoorbeeld: uw energieverbruik is verdubbeld ten opzichte van het jaar ervoor. Is dat erg? Niet als uw productie verdrievoudigd is.
4. Stel een kapstok op. Op basis van de stappen 1 t/m 3 kunt u een globale inhoudsopgave opstellen, oftewel de kapstok. Deze vormt de rode draad in het verslag.
5. Stel een rapportageteam samen. Ieder beoogd hoofdstuk krijgt bijvoorbeeld een ‘hoofdstukmanager’. Deze persoon is verantwoordelijk voor het verzamelen van de benodigde informatie en het opleveren van de (ruwe) tekst.

Na stap vijf is de basis gelegd. Vervolgens kunt u aan de slag met (professioneel) tekstschrijven, (externe) verificatie, vormgeving, publicatiewijze etc.

Zoek in kennisbank

Aanmelden nieuwsbrief

Uitgelicht

BECO

BECO werkt samen met haar klanten aan duurzame oplossingen. Duurzaam ondernemen en besture...

Themasponsors MVO