-
1. Wat is een maatschappelijk jaarverslag?
-
Het (MVO) maatschappelijk jaarverslag dient om belanghebbenden te informeren over de voortgang op het gebied van MVO. Met andere woorden, in een maatschappelijk jaarverslag legt de onderneming verantwoording af over het MVO-beleid en de MVO-prestaties van het afgelopen (boek)jaar.
-
2. Wat is een verificatie van een maatschappelijk jaarverslag?
-
Bij een financieel jaarverslag vraagt de onderneming aan de accountant om zekerheid te verschaffen bij de jaarrekening en controleert of de informatie in het directieverslag niet in tegenspraak is met deze zelfde jaarrekening. Bij een maatschappelijk jaarverslag vraagt een onderneming aan een externe deskundige om zekerheid te verschaffen bij de gepresenteerde (kwantitatieve en kwalitatieve) informatie. Er is een zekere analogie, maar met name op het gebied van tekstverificatie verschillen de financiële controle en de controle van het maatschappelijk jaarverslag.
-
3. Wie kan een verificatie van een maatschappelijk jaarverslag verzorgen?
-
In Nederland worden voornamelijk de vier grote accountantskantoren gevraagd om een verificatie uit te voeren. Dit omdat accountantskantoren bevoegd zijn om af te tekenen op een door het Koninklijke Nivra (nu Nederlandse Beroepsorganisatie voor Accountants; NBA geheten) in het leven geroepen richtlijn; COS3410n. In met name het Verenigd Koninkrijk, zie je dat ook certificerende instellingen gevraagd worden om een verificatie uit te voeren. Een derde variant is het instellen van een stakeholder panel om een verificatie uit te voeren en een mening te geven over het verslag.
-
4. Wat zijn de voor- en nadelen van een verificatie van een maatschappelijk jaarverslag?
-
Externe verificatie laten uitvoeren biedt vele voordelen. Voordelen van deze externe verificatie zijn:
- Het vergroot de betrouwbaarheid van de informatie.
- Het vergroot de externe geloofwaardigheid.
- Er wordt gestuurd op geverifieerde informatie (doelstellingen).
- Het bestuur kan worden afgerekend op geverifieerde MVO-prestaties (bonussen).
- Het leidt tot hogere scores in benchmarks (Transparantiebenchmark, Dow Jones Sustainability Index)
- ‘Externe ogen dwingen’; het is een breekijzer om zaken gedaan te krijgen.
- Het geeft de expertise van een externe expert.
Er is echter ook een aantal nadelen te verzinnen. Nadelen zijn:
- Het kost geld.
- Het kan bij een slechte voorbereiding inefficiënt en kostbaar worden.
- Het legt een bepaald beslag op de interne organisatie.
- Het beperkt de bewegingsvrijheid.
-
5. Hoe ziet een verificatieproces eruit?
-
Een verificatie begint met de afspraken die u maakt met de externe verificateur. Dit is erg belangrijk, want daar kan in een later stadium moeilijk van afgeweken worden. Beantwoord samen met de externe verificateur vragen als:
- Welke indicatoren zijn onderdeel van het verificatieproces?
- Welke delen van de organisatie zijn onderdeel van de verificatie?
- Welke mate van zekerheid wordt er afgegeven?
- Moeten er locaties bezocht worden en wanneer?
- Komt de externe verificateur alleen bij het jaareinde langs of worden halverwege het jaar alvast wat werkzaamheden verricht?
- Welke voorbereidingen kan de onderneming alvast treffen?
- Op welke richtlijn wordt er straks afgetekend?
- Wordt er ook een (intern) rapport van de bevindingen afgegeven?
Alle afspraken en afbakeningen worden vastgelegd in een opdrachtbrief. Deze brief moet ook voorkomen dat er discussies tijdens of na het verificatieproces plaatsvinden.
Nadat de opdrachtbrief is ondertekend, kan gestart worden met het verificatieproces. Als er is afgesproken om de externe verificateur halverwege het jaar werkzaamheden te laten uitvoeren zal dit doorgaans betrekking hebben op het begrijpen van de Administratieve Organisatie en Interne Beheersing (AO/IB). Door interviews af te nemen en bepaalde tests uit te voeren krijgt de externe verificateur meer inzicht in hoe de gegevens tot stand komen en welke controlemaatregelen worden uitgevoerd.
Bij het afgeven van een hogere mate van zekerheid, zullen de werkzaamheden diepgaander zijn dan bij het afgeven van een lagere mate van zekerheid. Bij het ontbreken van een AO/IB zal de externe verificateur zich meer richten op werkzaamheden die zich richten op de data. Dit kan variëren van het uitvoeren van verbandscontroles en plausibiliteitschecks tot het maken van aansluitingen op (IT-)systemen en het opvragen van primaire registraties (zoals meterstanden of facturen). Ook hier is de mate van zekerheid leidend voor de diepgang van de werkzaamheden.
Bij het jaareindewerk van de externe verificateur wordt gecontroleerd of eventuele bevindingen uit het halfjaarsbezoek zijn opgevolgd. Verder ligt het zwaartepunt van het jaareindewerk op het beoordelen en controleren van de data. Met name wanneer een volwassen AO/IB ontbreekt. Bij een kleinere organisatie zal een jaareindecontrole zich beperken tot een bezoek aan het hoofdkantoor. Bij een grotere organisatie kan het voorkomen dat er ook nog lokaal gekeken wordt naar de AO/IB en data. Met name wanneer de externe verificateur er dat jaar nog niet bij betrokken is geweest.
Naast een externe verificatie van de data, wordt er ook een externe verificatie van de tekst uitgevoerd. Deze richt zich op interne inconsistenties in het verslag, mogelijke onwaarheden, sterke uitspraken en belangrijke beweringen. Verder doet een externe verificateur een check of het verslag alle belangrijke onderwerpen afdekt door een ‘mediasearch’ uit te voeren of een eventuele stakeholderdialoog te onderzoeken. Als afsluiting van het werk van de externe verificateur wordt een (goedkeurende) verklaring afgegeven in het maatschappelijk jaarverslag.
-
6. Welke keuzes zijn er bij een verificatie van een maatschappelijk jaarverslag?
-
Voor zowel de externe verificateur als de onderneming zijn er veel keuzemogelijkheden. Hieronder een aantal van deze keuzes:
- De externe verificateur: stakeholder panel, certificerende instelling of de ‘Big 4’.
- Timing van de werkzaamheden: enkel het jaareinde, een hardclose op Q3-gegevens en/of een interim.
- Reikwijdte van de verificatie: beperkingen in de reikwijdte (beperking in het aantal indicatoren of delen van de organisatie) of volledige reikwijdte.
- Mate van zekerheid: beperkte mate van zekerheid, redelijke mate van zekerheid of een combinatie daarvan.
- Verificatiestandaard: COS3410n, AA1000, ISAE3000 of geen standaard.
- Inzet van de interne accountantsdienst: niet, gedeeltelijk of helemaal.
- Verklaring van externe deskundige: losstaand, geïntegreerd, free format en/of vastgesteld format.
Al deze keuzes hebben invloed op zaken als kosten, kwaliteit, effectiviteit en efficiëntie. Uw externe verificateur of huisadviseur zal u kunnen helpen om een keuze te maken ten aanzien van de opdracht, maar het kan uiteraard nooit kwaad om zelf alvast een idee te vormen over bovenstaande keuzes.
-
7. Hoe kan een onderneming zich het best voorbereiden?
-
Een extern verificatieproces, wanneer niet goed voorbereid, kan een inefficiënt en duur proces worden. De volgende voorbereidingen dragen bij aan de effectiviteit en efficiëntie van een extern verificatieproces. Let wel, het gaat om een uitputtende lijst en er zijn nog maar weinig ondernemingen in Nederland die alle onderdelen geïmplementeerd hebben:
- Het aanleggen van een ‘datatrail’: vastleggen van de onderbouwing van de gerapporteerde data in een dossier (zoals uitdraaien van een systeem, facturen, confirmaties, etc.), zowel lokaal als (indien nodig) op het hoofdkantoor.
- Het uitvoeren van controlemaatregelen zo laag mogelijk in de organisatie inclusief de vastlegging van uitkomsten en opvolging.
- Het inzetten van de interne accountantsdienst om locatiebezoeken af te leggen en datacontroles uit te voeren.
- Het opzetten een systeem van sturing en beheersing rondom MVO-data.
Bij het opzetten van zo’n systeem van sturing en beheersing rondom MVO-data is het volgende van essentieel belang:
- Vastgestelde definities
- Een rapportagehandleiding
- Een rapportagekalender
- Rollen en verantwoordelijkheden
- Interne controlemaatregelen
- Vastgelegd rapportageproces
- Vastgesteld rapportagesysteem met IT-controls
- Feedback- en evaluatiesystemen
- Periodieke data-uitvraag
- 'Tone at the top’
Vaak is het extern verificatieproces een groeiproces, waarbij bovenstaande onderdelen in de loop van de tijd geïmplementeerd worden. Uw externe verificateur mag hierover adviseren, maar om controle van zichzelf te voorkomen, wordt de daadwerkelijke implementatie vaak verzorgd door de onderneming zelf of een externe consultant. Verder is het aanbevelenswaardig om de externe verificateur te vragen wat hij verwacht aan te treffen bij de aanvang van de verificatie. Deze ‘prepared-by-client’ lijst kan u helpen om u voor te bereiden op de komst van de externe verificateur.